Tips fra TR-kollegerne: Sådan bliver du synlig på distancen
Som TR på flere matrikler kan det være udfordrende at leve op til egne idealer om synlighed og engagement overfor medlemmerne. Men med enkle værktøjer, som flere af dine TR-kolleger allerede bruger, kan du gøre dig selv mere gældende overfor de kolleger, du ikke ser til dagligt
–Det er svært at have tid til at nå rundt til alle medlemmer.
– Jeg er ikke synlig nok, og jeg har for mange løse ender i mit tillidshverv.
–Jeg mangler føling med, hvad der rører sig på de forskellige arbejdspladser.
Sådan lød nogle af udfordringerne fra 30 af Socialpædagogernes TR’er, der i starten af november deltog i workshoppen ’TR på flere matrikler’ i Fredericia. Her vendte de udfordringerne med at være TR for medlemmer der arbejder fjernt fra en selv, og sammen med Anne Birgitte Lindholm, der er ekspert i distancesamarbejde, delte og debatterede de løsningerne.
–Det var kendetegnende for flere af TR’erne, at det var svært for dem at leve op til de forventninger, de selv lagde i tillidshvervet, siger Anne Birgitte Lindholm.
Og udfordringen med afstande er deltagerne ikke alene om. Tidligere på året fortalte fagbladet Socialpædagogen, at ni ud af 10 kredse oplevede, at et stigende antal tillidsrepræsentanter i dag dækker flere medlemmer over et større geografisk område end tidligere. Samtidig gør de fysiske afstande på arbejdspladsen det ofte vanskeligere for de tillidsvalgte at udføre deres hverv, vurderede kredsformændene.
–De fremmødte TR’er på kurset havde dog en lang række gode bud på, hvordan man gør sig selv mere synlig på trods af afstanden, siger Anne Birgitte Lindholm.
Anne Birgitte Lindholm har indsamlet en række af ideerne, som hun kommenterer på nedenfor:
Inddrag visuelle elementer i din medlemskommunikation:
–Flere medlemmer indsætter et billede af dem selv i de mails, de sender til medlemmerne. Det er helt utroligt simpelt, men et foto har den indlysende kvalitet, at det sætter sig i hukommelsen, og dermed er der en større sandsynlighed for, at kollegerne – også de nyeste - genkender dig, når du kommer forbi.
–Andre erstatter eller supplerer deres mails med små videoreferater, hvor de videregiver den info, de ellers ville have skrevet. Det behøver ikke omfattende. Det kræver blot en smartphone, og video har den fordel, at folk ikke blot får et ansigt på dig. Videomediet giver også en følelse af, at de kender dig lidt bedre. Desuden ved vi, at mange er mere tilbøjelige til at fordybe sig i video end tekst. Så hvis du i emnefeltet på din mail ’lokker’ med et videoindslag, kan du typisk få flere til at åbne den.
Tag på uanmeldt besøg på arbejdspladsen:
–Mange TR’er bestræber sig på at deltage i personalemøder, hvilket er en fin strategi. Men møder bliver nemt meget formelle, så hvis man ønsker mere føling med medlemmernes dagligdag, er det uanmeldte besøg en styrke. De uformelle rammer giver medlemmerne et bedre billede af, hvem du er, og du får et dybere indtryk af kulturen og eventuelle udfordringer på arbejdspladsen. Samtidig kan du indlede dialogen med de medlemmer, der ikke af sig selv henvender sig.
Ryk din arbejdsstation ud på kollegernes arbejdsplads:
–Flere af TR’erne pegede på tidspres, som den væsentligste udfordring ved afstandene. Hvis du på forhånd ved, at turnéerne rundt til arbejdspladserne er en logistisk umulighed, er det helt oplagt at kombinere turen med dine dagligdags TR–opgaver. Hvis du fordeler din TR–tid på forskellige matrikler, når du dine opgaver, samtidig med at du er synlig og tilgængelig, hvis et medlem får brug for en snak. Men det kan være en fordel at aftale det med afdelingslederen forinden, så du ved, om der helt lavpraktisk er plads til dig.
Læg en fysisk reminder på arbejdspladsen:
–Al kommunikation bør ikke være digital. De fysiske materialer har den fordel, at de gør dig synlig, når du ikke er til stede. Nogle TR’er fortalte, at de har installeret en TR–tavle på de enkelte matrikler, hvor de hænger visitkort, nyheder og vigtige datoer op, så kollegerne helt naturligt ’falder’ over det i dagligdagen.
– Andre bruger arbejdspladsens frokostbord som ’opslagstavle’. Når der er en plasticdug på bordet, kan man putte fx visitkort eller papirer nedunder. Vi kender alle effekten med, at vi over morgenmaden tilfældigt læser om indholdet i cornflakes–pakken. Det samme princip gælder her.
Opret en Facebook–gruppe:
–Alle er Facebook i dag, så det er en effektiv måde at aktivere og kommunikere med medlemmerne på. Hvis du inviterer folk ind i en lukket gruppe, kan de stille spørgsmål den vej. Facebookgrupper indeholder desuden værktøjer til fx at lave afstemninger, om hvad de finder vigtigt. Det er en effektiv måde at involvere dem på.
–Det kan dog være en fordel at lave nogle retningslinjer, dels så medlemmerne ikke deler oplysninger, der ikke må deles offentligt, dels så de ikke får en forventning om, at du er tilgængelig og online 24/7. Disse retningslinjer bør du skrive øverst i gruppen, så det bliver synligt for alle.
Anne Birgitte Lindholm
Udviklingskonsulent og indehaver af virksomheden Praxis Consult, hvor hun gennem 10 år har rådgivet fagbevægelsen og offentlige og private virksomheder i bl.a. distancesamarbejde, kommunikation og ledelse.